Rendiconto condominiale, come redigere il registro di contabilità?

Come abbiamo visto nell'articolo "Rendiconto condominiale, come fare" , l'articolo 1130 bis Rendiconto condominiale C.C. include anche il registro di contabilità tra gli elementi che compongono il rendiconto.

Il codice civile si preoccupa anche di specificare cosa dovrà essere inserito nel rendiconto condominiale nel registro di contabilità; nello specifico sono annotate in ordine cronologico, entro trenta giorni da quello dell'effettuazione, i singoli movimenti in entrata ed in uscita.

Si assume che tutte le spese e le entrate indicate nel registro di contabilità siano state "effettuate".

Il registro di contabilità si chiude il 31 dicembre di ogni anno, quindi, non può contenere attività (in entrata e in uscita) effettuata dopo il 31 dicembre.

Inoltre, è evidente lo stretto legame tra questo documento con il conto corrente condominiale (sul quale devono transitare tutte le entrate e le uscite) soprattutto per rendere effettiva ed immediata la possibilità di un controllo e verifica del rendiconto e della gestione ed eventuale ricostruzione della gestione condominiale.

Il registro di contabilità fornisce un'informazione chiara sulla sequenza cronologica delle spese/incassi, ma presenta dei limiti non specificando normalmente le differenze tra spese ordinarie/straordinarie, né l'indicazione rispetto alle tabelle da usare per la ripartizione.

Per rimediare a questi limiti si può procedere in 2 modi:

• integrando il registro di contabilità, inserendo per ogni voce di uscita (o di entrata) l'indicazione della tabella di riferimento, le modalità di pagamento o di riscossione e l'indicazione di spesa ordinaria o straordinaria.
• predisponendo un documento aggiuntivo, in cui le voci di uscita sono riassunte ed impostate per categorie di spesa (e non in modo cronologico) con indicazione delle tabelle di ripartizione e della spesa ordinaria e straordinaria.

Registro di contabilità e conguagli anni precedenti

Nella redazione del registro di contabilità è opportuno inserire nel registro di contabilità anche i pagamenti ricevuti e relativi a conguagli degli anni precedenti. Lo scopo, infatti, come specificato è aumentare quanto più possibile la chiarezza del documento, aumentando la trasparenza dell'amministrazione e avvicinando ancora di più il registro di contabilità al conto corrente.

Nel momento in cui si inseriscano anche i conguagli precedenti è necessario però indicare in una nuova colonna la causale della spesa (es., conguaglio esercizio precedente), per poter discriminare le spese.

Allo stesso tempo, per aumentare la chiarezza, sarebbe utile avere dei totali parziali per tipologie di spese e entrate. Lo scopo dell'amministratore deve essere sempre quello di raggiungere un livello di chiarezza massimo e il registro di contabilità è fondamentale in quanto su di esso deve essere costruito, in un secondo momento, il piano di riparto.