Il sito web del condominio

Che si intende per sito web condominiale?

Una delle novità introdotte dalla Legge 220 del 2012, recante "Modifiche alla disciplina del condominio negli edifici" ed entrata in vigore il 18 giugno 2013, è la possibilità per il condominio di avere un proprio sito internet dedicato. 

La novità è stata introdotta nelle "disposizioni per l'attuazione del codice civile", con l'Art. 71-ter, che nello specifico dichiara:

Su richiesta dell'assemblea, che delibera con la maggioranza di cui al secondo comma dell'articolo 1136 del codice, l'amministratore e' tenuto ad attivare un sito internet del condominio che consenta agli aventi diritto di consultare ed estrarre copia in formato digitale dei documenti previsti dalla delibera assembleare. Le spese per l'attivazione e la gestione del sito internet sono poste a carico dei condomini.

Proviamo a fare un po' di chiarezza sull'argomento. 

Come richiedere il sito web del condominio?

L'apertura di un sito web non è obbligatoria per l'amministratore finché non venga richiesta dal condominio.
Basterà la maggioranza degli intervenuti in assemblea che rappresentino almeno metà dei millesimi per deliberare l'attivazione, con la maggioranza di cui al secondo comma dell'articolo 1136 del codice, di un sito internet condominiale ad accesso individuale e protetto da una password per consultare i rendiconti e i documenti.  

Chi può accedere al sito web del condominio? 

Solamente i condomini. E' quindi necessario che l'accesso al sito sia protetto da username e password, per garantire la privacy dei documenti pubblicati sul sito.

L'accesso al sito dovrà essere ovviamente limitato: in particolare, pur potendosi prevedere uno spazio pubblico aperto a tutti, l'area contenente i documenti della vita condominiale dovrà essere necessariamente riservata, accessibile ai soli condomini mediante l'inserimento delle credenziali personali (codice utente e password). Questo per garantire la riservatezza delle informazioni e la sicurezza dei dati.

Nello specifico si potrebbero avere due aree distinte per la documentazione, un'area pubblica e un'area privata. L'area pubblica, potrebbe contenere notizie di interesse generale e potrebbe essere aperta indistintamente a tutti i componenti del condominio; la zona recante le informazioni relative a ciascuna proprietà immobiliare, ovvero l'area privata, potrebbe invece essere resa accessibile soltanto ai soggetti autorizzati dall'amministratore condominiale.

Da un apposito pannello di gestione, invece, l'amministratore, o un soggetto eventualmente delegato dal medesimo, inserirà i documenti in formato digitale.

Tali documenti potranno così essere agevolmente consultati e "scaricati" gratuitamente dai condomini: la visione e la copia non saranno subordinate alla richiesta all'amministratore, né al rispetto di giorni ed ore prefissate, ma saranno disponibili tutti i giorni h24.

Cosa può fare il condomino sul sito web del condominio?

Il sito web può essere uno strumento utile per snellire la burocrazia e rendere più veloce e trasparente il rapporto tra amministratore e condòmini.

Tramite tale sito sarà possibile consultare tutti i documenti che i condomini, a maggioranza, chiederanno di pubblicare sul sito internet.
Oltre ai dati relativi ai condomini sarà presente una parte informativa pubblica dove potranno essere visibili i riferimenti dell'amministratore, l'orario di apertura dell'eventuale portinaio e altre informazioni utili come per esempio i contatti dei fornitori.
L'aggiornamento della contabilità deve avvenire con cadenza mensile, salvo diversa previsione dell'assemblea.

Quanto costa e a chi spettano le spese di gestione del sito web del condominio? 

​Il costo del sito internet è a carico del condominio e ripartito in base alle tabelle millesimali.
La determinazione del costo non è prevedibile a priori, in quanto dipende da diversi fattori, in primis la complessità del condominio, in particolar modo rispetto al numero dei condòmini e dei fornitori.

Il costo consisterà in due voci, una voce da sostenere una tantum per la creazione del sito web del condominio (intorno ai 1500€ per condomini di max 100 unità immobiliari) e una voce che riguarda il costo annuale di rinnovo dei servizi web associati (dominio, backup, sicurezza dei dati) che si aggira intorno ai 400€.

Oggi è possibile rivolgersi a società specializzate che possono offrire questi (ed altri) servizi a prezzi molto più vantaggiosi, senza doversi rivolgere ad un professionista.

Vuoi il sito web del condominio ad un prezzo imbattibile?

Può sembrare un costo in più per il condominio, ma in realtà può diventare una importante fonte di risparmio, in quanto comporta la riduzione parziale o totale dei costi destinati alle comunicazioni, agli avvisi e ai riepiloghi. In ogni momento, infatti, qualsiasi contenuto può essere reso disponibile a chiunque a costo zero e i condòmini potrebbero essere invogliati all'uso del sito web condominiale in quanto comporterebbe l'annullamento dei costi a loro addebitati per l'invio/spedizione/stampa delle comunicazioni.

Basti pensare che un condomino munito di pec potrebbe vedersi annullate una parte delle spese a suo titolo sostenute grazie all'uso del sito web condominiale, con una conseguente riduzione delle sue rate condominiali.

Adottare un sito web condominiale può incrementare la gamma di servizi offerta dall'amministratore, che si potrebbe prendere carico di fornire ed assegnare (con un costo da definire) a ciascun condomino un indirizzo di posta elettronica certificata, che, si rammenta, è un sistema di posta elettronica con il quale si fornisce al mittente documentazione elettronica, con valenza legale, attestante l'invio e la consegna di documenti informatici.

In definitiva, quindi, si tratta di un costo per il condominio irrisorio se diviso per numero di condomini e se rapportato ai vantaggi in termini di efficienza e rapidità che può comportare. 

Chi si occupa di aggiornare i dati del sito web del condominio?

E' compito dell'amministratore di condominio alimentare la zona riservata, inserendo in apposite sezioni eventualmente già predisposte i vari dati, quali ad esempio: 

• ​Anagrafiche di proprietari e affittuari; 
• Elenco delle unità immobiliari (con indicazione del responsabile dei pagamenti e dei millesimi corrispondenti); 
• Spese divise per voci, importo totale da versare, singoli per millesimi e mesi; 
• Stato dei pagamenti aggiornati; 
• Rendiconti, solleciti e interessi di mora; 
• Subentri con riparto; 
• Schede tecniche degli strumenti/apparati in uso, con l'indicazione delle scadenze manutentive; 
• Elenco fornitori; numeri utili, con possibilità da parte degli utenti di segnalare guasti.

Attenzione alla riservatezza dei dati sul sito web del condominio

Occhio alla riservatezza. Ciò cui dovrà, però, prestarsi particolare attenzione attiene alle modalità di circolazione di dette informazioni, evitando una consultazione indiscriminata e la diffusione di notizie in violazione della privacy delle persone: le diverse informazioni contenute negli archivi condominiali vanno infatti ben al di là del semplice elenco dei nominativi dei proprietari e, se non opportunamente trattate, potrebbero rivelare notizie anche delicate sui vari abitanti del palazzo.

A tale scopo il Garante per la protezione dei dati personali ha recentemente predisposto una breve guida (Il condominio e la privacy, disponibile on line sul sito istituzionale dell'Autorità), contenente una serie di riferimenti pratici e di regole di comportamento per il corretto uso dei dati personali nel condominio: il sintetico manuale prende in considerazione, anche alla luce della recente riforma, i casi che più di frequente emergono nella vita condominiale, dall'assemblea all'accesso agli archivi, dalle comunicazioni agli interessati ai rapporti con l'amministratore.
Con specifico riferimento al sito web condominiale, il Garante chiarisce quindi che 

"l'amministratore dovrà rendere accessibili con questa modalità solo i documenti adottati dall'apposita delibera assembleare, ad esempio i dati contabili e i verbali approvati.
Solo le persone che ne hanno diritto possono consultare ed estrarre copia dei documenti condominiali.
Devono quindi essere previste delle procedure, ad esempio l'autenticazione tramite password individuale, che consentano l'accesso sicuro a tali documenti digitali.
È necessario prestare particolare attenzione nel caso in cui siano trattati, tra l'altro, i dati sensibili - come quelli che si riferiscono alle condizioni di salute di una persona - o quelli giudiziari".

Le opportunità per l'amministratore nel promuovere un sito web del condominio?

E se fosse l'amministratore stesso a proporre un sito internet al condominio?

La cosa non è per nulla priva di fondamento, anzi. Se è vero che l'amministratore può dover realizzare il sito web condominiale ove richiesto, dall'altro lato è possibile che sia l'amministratore stesso a voler sponsorizzare tale opportunità, per diversi vantaggi, alcuni per il condominio, altri per l'amministratore stesso. 

Proviamo a riepilogarli:

Il sito web condominiale può rappresentare un vantaggio per il condominio perché:

• ​Consente una riduzione di diverse tipologie di costi, quali invio documentazione, stampa cartacea etc...
• Offre le informazioni h24, per cui un condomino può chiarire un suo dubbio in qualsiasi momento, senza considerare l'orario di lavoro dell'amministratore
• Offre la tanto richiesta trasparenza, in quanto il condomino interessato può capirci di più della vita del condominio
• Il sito ha una funzione di archivio: non essendo il materiale cancellabile, di tutti i dati resterebbe lo storico, a prescindere dall'amministratore in carica.
• Il sito internet condominiale può offrire dei vantaggi nei rapporti con i fornitori. In una apposita sezione i fornitori potrebbero decidere di offrire, tramite l'amministratore, apposite scontistiche o favorire acquisti di gruppo di un prodotto/servizio, con lo scopo di fornire un prezzo notevolmente conveniente vista la numerosità dei potenziali acquirenti.