Il presidente e il segretario nell’assemblea di condominio

L'assemblea di condominio è il cuore della vita condominiale ed anche il luogo in cui vengono assunte, spesso dopo accese discussione, tutte le decisioni, dalle meno rilevanti a quelle più significative.

Per una corretta e più fluida gestione dell'assemblea è opportuno, sebbene non obbligatorio, provvedere alla nomina di un Presidente e di un Segretario. Infatti, nella prassi, sovente l'amministratore all'inizio dell'adunanza invita i partecipanti a deliberare in tal senso per garantire il buon andamento dell'assemblea.

Chi è il Presidente e quali sono i suoi compiti?

Innanzitutto, si deve rilevare che la figura del Presidente dell'assemblea di condominio, in seguito alla riforma del 2012, non è contemplata da alcuna norma. Pertanto, in assenza di clausola del regolamento condominiale sulla nomina ed i compiti del Presidente dell'assemblea di condominio, il Presidente potrà essere nominato alla maggioranza dei voti dei partecipanti all'assemblea, senza particolare formalità, per la sola durata dell'assemblea stessa.

I principali compiti del presidente sono:

• controllare la corretta convocazione di tutti i condomini
• l'accertamento dell'identità dei partecipanti e della loro legittimazione a presenziare
• vigilare sul corretto svolgimento della riunione assembleare e sull'effettivo raggiungimento dei quorum e gli esiti delle votazioni.

Il Presidente svolge un ruolo di moderatore all'interno dell'assemblea, dirigendo la discussione secondo l'ordine del giorno e garantendo a ciascuno dei partecipanti la possibilità di esprimersi per un lasso di tempo congruo in relazione alla problematica trattata.

E' quindi buona prassi che il Presidente dell'assemblea di condominio sia persona con personalità e carisma.

Solitamente il Presidente viene scelto tra uno dei condomini ma, in assenza di disposizione contraria del regolamento condominiale, egli potrebbe essere anche un delegato munito di apposita procura per rappresentare sotto ogni aspetto il condomino delegante, o ancora un terzo.

Una volta nominato il Presidente, l'assemblea può procedere alla nomina del Segretario o incaricare il presidente di nominarlo direttamente, salvo particolari disposizioni del regolamento di condominio in merito.

Chi è il Segretario e quali sono i suoi compiti?

All'interno dell'assemblea di condominio, il Segretario svolge un ruolo fondamentale in quanto si occupa di redigere il verbale di assemblea, verbale che dovrà sottoscrivere, insieme al Presidente, per attestarne la veridicità. Al contrario se nessun Presidente e Segretario è stato nominato, il verbale sarà sottoscritto da tutti i partecipanti all'adunanza, rimanendo fermo che potranno comunque impugnarlo in seguito nei termini previsti dalla legge. Il verbale deve essere trascritto poi nel registro dei verbali delle assemblee curato dall'amministratore.

Anche il segretario, come il presidente, non è obbligatorio. Nel caso si decida di nominare un segretario, di solito la scelta cade tra uno dei condomini partecipanti alla riunione assembleare.

Il verbale redatto dal segretario dovrà essere chiaro e leggibile.

Nella sua composizione è fondamentale che il verbale riporti le seguenti notizie:

• data e luogo dell'adunanza;
• ordine del giorno;
• nominativi dei partecipanti (inclusi i delegati) e le rispettive quote millesimali;
• gli esiti delle delibere con l'indicazione delle maggioranze con cui sono state adottate. Alla fine dell'assemblea il verbale deve essere riletto davanti a tutti i partecipanti.

La partecipazione dell'amministratore

La partecipazione dell'amministratore non è obbligatoria non essendo contemplata da alcuna norma di legge.Tuttavia la partecipazione dell'amministratore è doverosa, essendo lo stesso al corrente di tutte le problematiche condominiali. Ed è pacifico che la sua presenza è necessaria per eventuali chiarimenti sul preventivo e sul consuntivo dallo stesso presentato.

Al contrario si potrà dispensare l'amministratore di presenziare all'assemblea per le delibere che lo interessano espressamente, come le eventuali decisioni relative alla conferma o revoca del suo incarico.