Come e quando ricevere i condomini?

Hai preso in carico un condominio e ti stai organizzando su come e quando ricevere i condomini?​

L'avvio di ogni attività richiede del tempo per andare a regime e poter diventare realmente efficiente. Non sfugge a questo principio l'amministrazione condominiale.

Chi gestisce uno studio di amministrazioni condominiali sa perfettamente quanto sia difficile, soprattutto agli inizi, trovare il giusto equilibrio tra le varie componenti per renderlo massimamente efficiente.

C'è la necessità d'essere presente nei vari condomini per i sopralluoghi che la gestione impone, ma garantire la presenza in studio per consentire i versamenti delle quote o più semplicemente l'esposizione di problematiche riguardanti il condominio in cui si vive.

Avere un addetto alla segreteria o comunque un collaboratore sarebbe la soluzione ideale, ma molto spesso impossibile per una ragione di costi.

Cercheremo di capire meglio come può essere più efficiente l'organizzazione del lavoro e come e quando l'amministratore deve ricevere i condomini.

Quando l'amministratore può svolgere il suo compito in ufficio e quando deve recarsi presso il condominio?

​Leggendo le norme del codice civile dettate non si desume alcun obbligo di presenza o di sopralluogo periodico presso il condominio.

Certo è che prendere visione dello stato di luoghi, in alcune circostanze, non è solamente utile per comprendere al meglio la situazione nella quale operare e quindi esercitare i propri poteri/doveri, ma anche caldamente consigliabile per far sì che le prerogative istituzionali proprie del mandatario siano esercitate nel miglior modo possibile.

I casi possono essere tanti e di conseguenza tanti i dubbi, tra necessità e semplice opportunità di essere presente nell'edificio. Al riguardo è bene ricordare il primo comma dell'art. 1708 c.c. , che esprimendosi sul mandato dell'amministratore di condominio, specifica che

"il mandato comprende non solo gli atti per i quali stato conferito, ma anche 

quelli che sono necessari al loro compimento". 

Come deve organizzarsi al meglio l'amministratore? Quando e come è giusto incontrare i condomini?

Stabilire come gestire al meglio un condominio, se in ufficio o sul posto, necessita anche altre valutazioni. Nella amministrazione del condominio l'amministratore si trova ad effettuare due tipologie di attività:

- Di routine, quali il versamento delle quote condominiali, la presa visione e consegna di documenti, la fornitura di piccole informazioni

- Di gestione dei rapporti che caratterizzano maggiormente l'incarico di amministratore.

Il mandatario ha una serie di compiti attribuitigli dalla legge, ognuno con differenti importanze.In questo contesto possiamo dividere l'attività di studio in due segmenti:

- Front-office, ossia attività di ricezione del pubblico; l'amministratore ha necessità di fornire una frequente disponibilità verso i condòmini, che possono presentare problematiche o richiedere informazioni.

- Back-office, ossia l'attività vera e propria dello studio, quella in cui si analizzano le richieste, le problematiche, si verifica la regolarità dei pagamenti, azioni giudiziarie, ecc.

Come organizzarsi al meglio per l'espletamento di queste attività?

​Se le due attività possono essere svolte autonomamente da addetti destinati a ricoprire specifiche mansioni, bisogna stabilire solo quanta disponibilità dare, ovvero se essere presenti tutti i giorni o in giorni specifici.

Grazie al numero di condomìni gestiti si può capire quanto l'afflusso possa essere o meno costante. A volte ciò che entra in gioco non è solo il numero di condomìni, ma anche "l'intensità" della gestione. Può capitare di avere in gestione condomìni di grandi dimensioni, ma che richiedano gestione più lineari e meno problematiche di condomìni più piccoli.

Anche in questo caso l'amministratore deve fare affidamento alla sua esperienza, per stabilire il giusto compromesso di apertura dello studio e comprendere come e quando ricevere i condomini.

Ipotizzando il caso di un amministratore ben avviato, con molti condomìni in gestione, sarebbe auspicabile uno studio aperto tutti i giorni, dove ci sia la possibilità di distinguere chiaramente la parte del front office dal back office.

Questa divisione è importante perché, ipotizzando una presenza quasi fissa dell'amministratore al back-office, sarebbe utile separare il front-end per evitare che ogni condomino, venuto per ordinaria amministrazione, sia "ingolosito" dalla presenza dell'amministratore e richieda anche futili informazioni, vanificando la presenza del collaboratore al front-office.

​E' possibile contenere i costi nella fase di avvio?

Come per tutte le attività, la fase di avvio è una fase complessa, dove la disponibilità economica può non essere sempre adeguata.

Come spesso accade, all'inizio il numero di condominii da gestire è ridotto, per cui ci si può accontentare di una disponibilità intorno ai due giorni a settimana, in maniera tale da ridurre sensibilmente i costi.

Questo può essere un giusto compromesso su come e quando ricevere i condomini per un amministratore alle prime armi.